I rimborsi spese sono considerati nella soglia degli 85.000 euro?

Un dubbio che sorge spontaneo ai possessori di Partita IVA forfettaria è se il rimborso spese è da considerare come quota nel calcolo del reddito imponibile. E cioè, se incide sul raggiungimento o meno della soglia di 85.000 euro per il mantenimento del regime agevolato. Vediamo insieme come gestire al meglio il binomio rimborso spese e regime forfettario. 

Rimborso spese e regime forfettario: i principali dubbi

Può capitare di dover affrontare delle trasferte per conto di uno o più clienti che hanno commissionato un progetto. La domanda sorge spontanea: le spese di viaggio saranno rimborsate, ma concorreranno alla formazione del reddito imponibile? Le somme ricevute come compensi, saranno sommate ai ricavi  dell’anno corrente? Tali importi saranno considerati nel raggiungimento della soglia dei 85.000?

Si tratta sicuramente di domande lecite. Ricordiamo, infatti, che per continuare a beneficiare del regime fiscale agevolato, non bisogna superare il limite di compensi e ricavi pari a 85.000 euro annui.

Come occorre, quindi, considerare i rimborsi spesa? Come tali cifre devono essere inserite in fattura?

La tassazione del rimborso spesa per i forfettari

In linea generale gli importi di rimborso spesa contribuiscono alla formazione del reddito imponibile e al raggiungimento della soglia di fatturato di 85.000 euro annui stabilito per il regime forfettario. Le quote del rimborso spesa incidono dal punto di vista sia fiscale sia previdenziale. 

Oltre a ciò, è bene ricordare che lo stesso regime forfettario non consente di dedurre i costi sostenuti per lo svolgimento della propria attività.

Sembrerebbe, dunque, che aderire al Regime Forfettario in caso di numerosi rimborsi spesa non sia conveniente al titolare della partita iva agevolata. Ma è davvero così?

ATTENZIONE PERÒ: rimborso spesa e regime forfettario possono non incidere sul calcolo del fatturato annuale! Se le spese sono sostenute dal titolare di partita iva forfettaria come anticipazione a nome e per conto del cliente, queste non concorrono né al reddito imponibile, né al raggiungimento della soglia dei compensi e ricavi pari a 85.000 euro. 

Spese di trasferta nel regime forfettario

Esistono 3 principali tipologie di spese previste, e ognuna di esse va considerata in modo differente.

1. Spese prepagate dal committente

Il cliente sostiene le spese in modo anticipato. Ne è un esempio l’acquisto del biglietto del treno o dell’aereo prima di partire per una trasferta. In questo caso la fattura imputabile alla spese deve essere intestata al cliente/committente e riportare semplicemente un riferimento al freelance che ha utilizzato il bene o il servizio acquistato. 

Non si tratta, dunque, di una forma di compenso. Tali spese non prevedono il rimborso perché sono state sostenute in modo diretto dal cliente che ha commissionato il progetto. 

Il titolare di partita iva agevolata non deve inserire alcuna voce nella propria fattura. 

2. Spese a nome e per conto del committente

Può anche capitare che nel corso di una trasferta il pagamento sia sostenuto direttamente dal freelance, ma che la fattura sia intestata al cliente/committente del lavoro. Sarà, dunque, quest’ultimo a farsene carico.

I rimborsi relativi a questa tipologia di spese non contribuiscono in alcun modo né al reddito imponibile, né al raggiungimento della soglia superiore di fatturato del regime forfettario. 

In questi casi, si parla di ristorno di quanto anticipato a nome e per conto del cliente/committente. 

Al termine del viaggio, il titolare di partita iva agevolata può richiedere il rimborso delle spese sostenute direttamente in fattura, specificando l’importo e la aggiungendo la dicitura “spese anticipate ex art. 15 DPR 633/72”

NOTA BENE: è buona norma in questi casi allegare anche i documenti fiscali intestati al cliente così da comprovare gli importi richiesti come rimborso spese. 

ATTENZIONE: è fondamentale la scelta del metodo di rimborso! Rimborsi di tipo forfettario (quota forfait per ogni trasferta) sono considerati un ricavo e contribuiscono alla formazione del reddito imponibile. 

3. Spese a nome e per conto proprio

Sono considerate tali, tutte le spese intestate e pagate dal titolare di partita iva agevolata. Esse concorrono alla formazione del limite di fatturato del regime forfettario. Tali importi, quindi, sono compresi nel calcolo delle imposte e dei contributi, siano essi fiscali e/o previdenziali. 

Rimborso spese e regime forfettario: esempio

Professionista X, titolare di partita iva agevolata forfettaria. 

Il cliente di X commissiona un progetto che prevede una trasferta.

Gli scenari possibili sono 2.

1. Il professionista X prende accordi con il Cliente e stabilisce che tutte le fatture saranno intestate all’azienda cliente.
   
   → il rimborso spese non contribuisce alla formazione dei ricavi. Non sarà pertanto soggetto a imposte e contributi
   
2. Il professionista X non prende accordi con il Cliente e tutte le fatture delle spese sostenute in trasferta sono intestate e pagate direttamente dal freelance.
   
   → il rimborso spese contribuisce alla formazione dei ricavi e sarà soggetto a imposte e contributi.