La Firma Digitale può ormai sostituire beatamente quella cartacea: scopriamo cos’è, come funziona e come fare per ottenerla.
Nel post scoprirai come funziona la firma digitale per non farti cogliere impreparato in vista delle fatture elettroniche.
Cos’è la firma digitale?
La firma digitale è una procedura informatica che sostituisce la firma autografa apposta sui documenti cartacei per conferir loro valore legale. Essa consente di associare un numero binario (la firma) a un documento informatico.
Più precisamente, di seguito la definizione riportata nel Codice dell’amministrazione digitale (articolo 24, dlgs 82/2005): “La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata. L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente.
Come ottenere la firma digitale?
La firma digitale normalmente è costituita da una smart card, che contiene un certificato di firma digitale rinnovabile ed un dispositivo che serve per leggere la smart card.
È possibile anche acquistare anche un kit costituito da una chiavetta USB che include il certificato di firma digitale oppure dispositivi di firma digitale remota che permettono di firmare documenti, anche massivamente, grazie a soluzioni in cloud.
In sostanza le azioni da fare per chi vuole iniziare ad utilizzare una forma elettronica o digitale sono:
- individuare un provider che venda i kit di firma digitale, approfondendo le caratteristiche del servizio che propone;
- una volta acquistata la firma digitale, bisogna essere identificati da un Pubblico Ufficiale in Comune, o presso un ufficio postale, a domicilio (tramite un postino) o via web (mediante web cam). In tutti questi casi l’identificazione avviene attraverso la presentazione della carta d’identità in corso di validità;
- attivare il kit acquistato, usando le differenti procedure che variano per ogni provider;
- a questo punto si è pronti ad usare la propria firma digitale e, dopo avere verificato la presenza di aggiornamenti di software e driver, va avviato il programma con cui utilizzare la firma digitale;
- per firmare un documento a questo punto va selezionato il file su cui apporre la propria firma digitale, scegliendo il formato che volete ottenere (file. P7M contenente il file originale e il file della firma digitale, il .PDF con firma visibile o invisibile sul documento, o .XML.
Dove acquistare la firma elettronica?
Per acquistare la firma digitale occorre rivolgersi ad uno dei provider qualificati, che in Italia sono in tutto 18:
- Actalis
- Aruba PEC
- Banca D’Italia
- Cedacri
- Comando C4 Difesa dello Stato Maggiore della Difesa
- Consiglio nazionale dottori commercialisti ed esperti contabili
- Consiglio nazionale del notariato
- In. Te. Sa
- Infocert
- IntesaSanPaolo
- Intesi Group
- Lombardia Informatica
- Lottomatica
- Namirial
- NexiPayments
- Poste Italiane
- Telecom Italia trust technologies
- Zucchetti
Ogni provider ha una sua procedura di attivazione e un kit di installazione: una volta acquistato il kit generalmente è richiesto di collegarsi al sito Internet del fornitore per completare l’inserimento dei dati ed iniziare ad utilizzare il dispositivo. Inoltre, generalmente occorre scaricare il software necessario ad apporre la Firma Elettronica Qualificata. A questo punto sarà possibile firmare le fatture elettroniche e i documenti in formato digitale, dando ad essi validità legale.
Attenzione, per ottenere la firma digitale è necessario recarsi personalmente dal proprio certificatore, che ha l’obbligo di richiedere un documento di identità per identificarlo con certezza.
Quanto costa la firma digitale?
I costi necessari per ottenere un dispositivo di firma variano a secondo delle offerte disponibili sul mercato ma in generale l’ordine di grandezza è di qualche decina di euro (€ 25/30 + IVA). Se invece si opta per un chip installato in un token USB il costo sale tra i € 60 e gli € 80 circa più IVA.
Alcuni ordini professionali e le Camere di Commercio in sede di iscrizione dell’impresa rilasciano gratuitamente il dispositivo di firma.
Fattura elettronica: a cosa serve la firma digitale?
Le fatture elettroniche vanno firmate digitalmente per assicurare la provenienza e l’integrità del file emesso; anche in questo caso la firma digitale è necessaria per garantire:
- Autenticità: ovvero che il destinatario possa verificare l’identità del mittente;
- Non ripudiabilità: che il mittente non possa quindi disconoscere un documento da lui firmato;
- Integrità: che nessuno possa alterare il documento.
Essenzialmente si tratta del mezzo attraverso il quale i privati cittadini, imprese e amministrazioni pubbliche, possono dare valore legale ai documenti che firmano al computer.
Attenzione, la firma digitale non è più un requisito obbligatorio della Fattura elettronica tra privati, pur restando un utile strumento per garantire l’integrità del file fattura inviato allo SDI.
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