Con la Legge di Bilancio 2019 sono state introdotte diverse novità per i titolari di partita IVA, e presto ne arriveranno altre, specie per chi si trova in Regime Forfettario. Una delle novità più impattanti riguarda la fatturazione elettronica e tutto ciò che ruota intorno ad essa, come per esempio la firma digitale. Il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate infatti richiede che sulla fattura elettronica ci sia la firma digitale. Questa consente la verifica dell’identità dell’individuo e l’autenticità del documento inoltrato.
Di fatto, comunque, la firma digitale non è legata solo alla fatturazione elettronica, ma è essenziale anche per altre operazioni, come la firma di atti, bilanci, contratti e simili.
Che cos’è la firma digitale?
Si tratta di uno strumento atto a sottoscrivere documenti in formato elettronico. Le principali funzioni sono due.
- verifica dell’identità del soggetto che appone la firma
- conferma dell’autenticità del documento sottoscritto
La nascita e l’affermazione della firma digitale si è resa necessaria a seguito dell’utilizzo sempre più diffuso dei documenti in formato digitale, anche ufficiali, come contratti, comunicazioni, bilanci, atti e simili.
Apponendo la firma digitale sulla suddetta documentazione, si garantisce che il documento in oggetto non abbia subito modifiche e sia integro e che il firmatario ne conosca l’intero contenuto.
In parole semplici, si tratta a tutti gli effetti uno strumento che gode di valore legale.
Come funziona la firma digitale?
Il funzionamento della firma digitale si basa sull’associazione tra dati pubblici e dati privati. La combinazione di questi dati, che va a formare una chiave univoca per il singolo soggetto, consente la creazione di un kit personale per la firma.
Esistono diverse tipologie di kit. In alcuni casi è previsto l’uso di una chiavetta USB, in altri l’impiego di un’altra scheda o di una smart card, in cui i dati pubblici e i dati provati vanno a originare la chiave univoca crittografata che identifica il firmatario.
Ad oggi, inoltre, esistono anche soluzioni online che non prevedono l’attribuzione di un kit fisico (chiavetta o smart card). Questi consentono di utilizzare all’occorrenza e online, tramite sistema di riconoscimento ufficiale, la firma digitale.
Quando è obbligatoria la firma digitale?
Come abbiamo già scritto qui sopra, la firma digitale ha valore legale. Essa rende ufficiali e legalmente validi tutti i documenti, le comunicazioni e le operazioni eseguite per via telematica. Nello specifico, è obbligatoria per:
- Fatturazione Elettronica
- Pubblica Amministrazione
i soggetti titolari di partita IVA che collaborano con la Pubblica Amministrazione sono tenuti a firmare la documentazione legata alla collaborazione/al progetto con la firma digitale. Questa, poi, è fondamentale anche per partecipare a bandi pubblici e/o concorsi, per richiedere finanziamenti e per inviare autocertificazioni o atti pubblici. - Bilanci e atti societari
Oltre a essere impiegata su bilanci a atti societari, la firma digitale è obbligatoria per effettuare l’iscrizione al Registro delle Imprese. - Contabilità
La firma digitale è obbligatoria per completare l’iscrizione al Registro dei Revisori Contabili e per le comunicazioni tra operatori finanziari e Agenzia delle Entrate.
Come si richiede?
Le operazioni per avere la firma digitale sono poche e semplici. Prevedono un costo, ma non eccessivo. Esso varia tre i 30 e i 40 euro per la prima sottoscrizione, dai 70 agli 80 euro per il rinnovo.
Nello specifico, la procedura si può seguire interamente online, attraverso uno degli operatori autorizzati dall’ordinamento italiano. L’elenco dei certificatori è consultabile sul sito dell’AGID. Gli step da seguire e i costi totali (attivazione, uso, rinnovo) dipendono dall’ente certificatore scelto.
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