Le spese di rappresentanza sono una categoria fiscale ben precisa e, in molti casi, poco compresa. Si tratta di costi sostenuti dalle imprese per promuovere l’immagine aziendale e favorire le relazioni con clienti, fornitori o collaboratori. Ma attenzione: non tutte le spese sono deducibili e, soprattutto, esistono limiti stringenti imposti dal TUIR e da altri riferimenti normativi.
In questo articolo analizzeremo nel dettaglio le tipologie di spese di rappresentanza, la loro deducibilità fiscale, cosa prevede l’IVA, quali sono i criteri e i limiti da rispettare, e infine le novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025.
Che cosa sono le spese di rappresentanza
Le spese di rappresentanza sono quelle sostenute dalle imprese per offrire, a titolo gratuito, beni o servizi con lo scopo di promuovere l’attività aziendale e favorire le pubbliche relazioni. Questa definizione deriva dall’articolo 1 del Decreto Ministeriale 19 novembre 2008, che stabilisce i criteri oggettivi e soggettivi per l’inquadramento fiscale.
Affinché un costo possa essere considerato spesa di rappresentanza, deve:
- essere gratuito per il destinatario
- avere finalità di promozione aziendale
- essere coerente con l’attività svolta e produrre, anche indirettamente, un beneficio economico
Tipologie di spese di rappresentanza
Secondo l’interpretazione dell’Agenzia delle Entrate e quanto previsto dalla normativa vigente, rientrano tra le spese di rappresentanza:
- gadget e omaggi ai clienti in occasione di eventi o festività
- feste aziendali, come quella di fine anno o per l’inaugurazione di una sede
- catering e rinfreschi durante eventi promozionali
- spese di viaggio per accompagnare clienti a fiere o eventi (a condizione che non siano legate a trattative commerciali specifiche)
- eventi conviviali in occasione di convegni, seminari o fiere
- spettacoli o manifestazioni culturali offerti gratuitamente a clienti o collaboratori
Differenze tra spese di rappresentanza e spese pubblicitarie
Un errore comune è confondere le spese di rappresentanza con le spese di pubblicità. Le differenze principali sono:
| Aspetto | Spese di rappresentanza | Spese di pubblicità |
|---|---|---|
| Natura | Gratuita | Può prevedere un corrispettivo |
| Finalità | Promozione indiretta, relazioni | Promozione diretta del prodotto o marchio |
| Beneficio economico | Indiretto | Diretto e misurabile |
| Deducibilità | Limitata, in base al fatturato | Integrale |
Trattamento fiscale: limiti alla deducibilità
Le spese di rappresentanza sono deducibili dal reddito d’impresa, ma entro determinati limiti, fissati dall’articolo 108, comma 2, del TUIR. In particolare:
- se i ricavi non superano 10 milioni di euro, è deducibile l’1,5% dei ricavi
- se i ricavi sono tra 10 e 50 milioni di euro, il limite scende allo 0,6%
- oltre i 50 milioni di euro, la percentuale massima è dello 0,4%
Esempio pratico
Un’impresa con ricavi per 2.000.000 euro potrà dedurre fino a 30.000 euro di spese di rappresentanza. L’eccedenza, se presente, non è deducibile.
Inoltre, le spese devono essere:
- documentate (con fattura, scontrino, ricevuta)
- coerenti con l’attività aziendale
- ragionevoli per importo e natura rispetto alla dimensione dell’impresa
IVA sulle spese di rappresentanza
Anche dal punto di vista IVA, la normativa è molto chiara. L’IVA è detraibile solo se il valore unitario del bene o servizio non supera i 50 euro IVA compresa.
Se, ad esempio, un’impresa acquista 100 gadget da 49 euro ciascuno (IVA inclusa), l’IVA sarà detraibile integralmente. Se anche uno solo di questi gadget costa 51 euro, l’IVA relativa a quell’acquisto non sarà detraibile.
ATTENZIONE: il valore dei singoli beni non concorre al calcolo del limite massimo di deducibilità annuale, ma solo se il valore unitario non supera i 50 euro.
Novità 2025: pagamento tracciabile obbligatorio
Una delle principali novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 riguarda la modalità di pagamento delle spese di rappresentanza. Dal 1° gennaio 2025, la deducibilità è ammessa solo se il pagamento avviene con strumenti tracciabili, ovvero:
- carte di credito o debito
- bonifici bancari o postali
- app e sistemi di pagamento elettronico certificati
Pagamenti in contanti, anche se documentati, non permetteranno più la deduzione del costo, nemmeno nei limiti previsti.
Questa misura mira a rafforzare la trasparenza fiscale e a ridurre il rischio di abusi o contestazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Altri criteri da considerare
Non tutte le spese, anche se apparentemente di rappresentanza, rientrano nei limiti di deducibilità. Alcune voci sono escluse per principio:
- le spese sostenute per trattative specifiche con clienti, che rientrano nelle spese di vendita o di pubblicità
- i costi per viaggio, vitto e alloggio durante la partecipazione a fiere, se finalizzati alla promozione di prodotti specifici
- gli omaggi con valore superiore a 50 euro, se non coerenti con l’attività o non supportati da una documentazione adeguata.
La chiave è la coerenza e la ragionevolezza della spesa in relazione alla dimensione e agli obiettivi dell’impresa.
Documentazione necessaria
Per poter dedurre le spese di rappresentanza è necessario conservare:
- fatture e ricevute fiscali
- documentazione che dimostri la finalità promozionale dell’evento (inviti, brochure, foto)
- eventuali elenchi di partecipanti o clienti coinvolti
- prova del pagamento tracciabile
In caso di controllo, l’Agenzia delle Entrate valuterà la congruità della spesa rispetto alla natura dell’evento e alla sua coerenza con l’attività d’impresa.
Spese di rappresentanza e IRAP
Ai fini IRAP, le spese di rappresentanza sono deducibili alle stesse condizioni previste per l’IRES, ovvero nei limiti percentuali stabiliti dal TUIR. Anche qui vale il principio di tracciabilità e documentazione.
Le spese di rappresentanza sono uno strumento utile per migliorare l’immagine aziendale e costruire relazioni durature. Tuttavia, il loro utilizzo deve essere prudente e ben documentato, perché i limiti di deducibilità sono stringenti e i controlli fiscali sempre più rigorosi.
Con l’introduzione dell’obbligo di tracciabilità a partire dal 2025, è ancora più importante predisporre una corretta gestione interna delle spese, per evitare contestazioni e massimizzare i benefici fiscali.
FAQ: domande frequenti sulle spese di rappresentanza
1. Le spese per i regali natalizi ai clienti sono deducibili?
Sì, ma solo se il valore del singolo omaggio non supera i 50 euro IVA compresa e se rispettano le condizioni previste dal DM 19/11/2008.
2. Posso dedurre una cena con un cliente?
Solo se la cena non è legata a una trattativa commerciale specifica e ha finalità promozionale generica. In caso contrario, si tratta di spesa di vendita.
3. Posso pagare in contanti una spesa di rappresentanza e dedurla?
Dal 2025, no: il pagamento deve essere tracciabile per poter accedere alla deducibilità fiscale.
4. E se supero il limite annuale di deducibilità?
L’eccedenza non può essere dedotta dal reddito d’impresa.
5. E per l’IVA? Vale sempre il limite dei 50 euro?
Sì, ai fini IVA l’importo unitario massimo per la detraibilità resta fissato a 50 euro IVA inclusa.
6. Le spese per l’organizzazione di una fiera interna sono deducibili?
Sì, se l’evento ha finalità promozionale generica e non è legato a trattative commerciali specifiche.
7. L’acquisto di biglietti per un evento sportivo rientra tra le spese di rappresentanza?
Potenzialmente sì, se l’accesso è offerto gratuitamente a clienti o collaboratori e se vi è finalità promozionale documentata.
