A partire dal 6 luglio avere un indirizzo di Posta Elettronica Certificata sarà quasi obbligatorio per tutti. Di fatto per tutte le imprese vige quest’obbligo già da anni. Nello specifico dalla conversione del Decreto Legge 179/2012 nella Legge 221/2021. Facciamo chiarezza sul perché si parla di PEC obbligatoria.
Cosa e come funziona la PEC
PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata. Attraverso di essa è possibile inviare messaggi e comunicazioni con valore legale equiparato alle raccomandate di di A/R. Di fatto è uno strumento di comunicazione sicuro utilizzato (per obbligo) da anni aziende, Pubblica Amministrazione e Professionisti. La comunicazione è così più veloce ed agevole, oltre ad avere il vantaggio di inviare comunicazioni ufficiali in molto meno tempo, certificando data e ora di spedizione e consegna. I messaggi tramite PEC sono inoltre sicuri grazie ai sofisticati sistemi di antivirus e antispam ad essa collegati.
Come creare un indirizzo PEC
La procedura di creazione e attivazione della PEC è abbastanza semplice. I passaggi sono molto simili a quelli usati per aprire una mail tradizionale di posta elettronica. Attenzione però, il provider o il gestore della PEC deve essere accreditato presso l’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale). Esso rappresenta l’organo pubblico responsabile della vigilanza dei servizi digitali.
La PEC di fatto può essere richiesta da diversi utenti, dalle imprese alle persone giuridiche ai cittadini privati.
NOTA BENE: il servizio PEC è a pagamento, ma il prezzo è spesso molto contenuto.
PEC obbligatoria: quando?
In Italia, il processo di digitalizzazione è iniziato molti anni fa, ma solo di recente è stato attuato un piano concreto che ha reso obbligatorio l’uso di strumenti come la Posta Elettronica Certificata (PEC).
Fin dal 2009, alcuni soggetti avevano l’obbligo di dotarsi di PEC, ma solo a partire dal 1° ottobre 2020 non è più consentito fare impresa senza avere una “sede virtuale” sul web. Questo cambiamento è stato introdotto con l’articolo 37 del Decreto Semplificazioni (Dl 76/2020, convertito in legge dalla Camera).
Oggi, nel Registro delle Imprese, è presente il campo “domicilio digitale”. Questo concetto va oltre la semplice casella di Posta Elettronica Certificata, come definito dal Codice dell’Amministrazione Digitale con il Dlgs 217/17. Il domicilio digitale include anche i servizi elettronici di recapito certificato qualificato (Serc).
Secondo la legge italiana, l’obbligo di possedere la PEC è stato introdotto per diverse categorie, tra cui le Pubbliche Amministrazioni a partire dal 2009, i professionisti iscritti all’Albo a partire dal 2009, le nuove società di persone a partire dal 2009, le società di persone già costituite a partire dal 2011 e le partite IVA e le ditte individuali, compresi gli artigiani, a partire dal 2013.
Le Partite IVA esenti da tale obbligo sono quelle assoggettate al regime forfettario e non iscritte in albi professionali.
Con l’articolo 16 del D.L. n. 185/2008, l’articolo 5 del D.L. n. 179/2012 e l’articolo 37 del D.L. 76/2020, è stato stabilito che la PEC è obbligatoria per le Pubbliche Amministrazioni, le imprese, le società, le ditte individuali e i liberi professionisti iscritti ad un Albo professionale.
Infatti, la legge 120/2020 “Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitali” del Decreto Semplificazioni stabilisce che tutte le imprese individuali e le società che non hanno comunicato il proprio indirizzo casella PEC al Registro Imprese entro il 1° ottobre 2020, sono obbligate a regolarizzare la propria posizione tramite comunicazione telematica al Registro Imprese competente per il territorio.
PEC obbligatoria per ditte individuali e società
La PEC obbligatoria è necessaria per poter effettuare diverse operazioni e adempimenti, tra cui:
- partecipazione a bandi, gare d’appalto e concorsi
- comunicazioni con Enti della Pubblica Amministrazione
- compilazione di questionari e indagini ISTAT
- trasmissione di documenti riservati in sicurezza
- invio e ricezione delle fatture elettroniche a e da fornitori e clienti
- convocazione di consigli, giunte e assemblee
- semplificazione dello scambio di informazioni tra le sedi operative
- gestione delle comunicazioni ufficiali all’interno di reti di imprese o commerciali
PEC e Regime Forfettario
Solo i titolari di partita iva forfettaria sono esonerati dalla PEC obbligatoria.
Molti di essi decidono comunque di attivare un indirizzo di Posta Elettronica Certificata così da avere la possibilità di partecipare a bandi e concorsi e inviare mail con valore legale.
ATTENZIONE: la PEC è obbligatoria per le Partite IVA forfettarie che sono iscritte a un albo professionale o alla Camera di Commercio.
PEC obbligatoria dal 6 luglio 2023
Secondo le nuove misure di digitalizzazione, potrebbe diventare obbligatorio o fortemente consigliato per tutti i cittadini italiani avere una PEC a partire dal 6 luglio 2023. Questo perché è stato introdotto l’Inad, l’Indice Nazionale dei Domicili Digitali, che rende tutte le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione digitali.
Grazie all’adozione della PEC, tutti possono ricevere dal fisco varie tipologie di comunicazioni in modo sicuro, come informazioni sulle detrazioni fiscali, cartelle esattoriali e altri documenti fiscali. Questo sistema sostituisce la tradizionale raccomandata con un mezzo digitale più efficiente.
La Posta Elettronica Certificata è uno dei mezzi più sicuri per trasmettere comunicazioni importanti ai cittadini, quindi presto la raccomandata tradizionale sarà sostituita da questo mezzo digitale.
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