Correggere fattura elettronica: tutti i passaggi

Errare è umano, anche quando si tratta di fattura elettronica. Ecco come correggere fattura elettronica inviata per sbaglio al Sistema di Interscambio o come rimediare all’errore di una fattura elettronica duplicata.

Nonostante uno dei principali vantaggi della fattura elettronica sia proprio diminuire il rischio di errori in fase di compilazione del documento, in quanto prontamente segnalati sia dallo SDI, sia dai software di compilazione, potrebbe comunque capitare di sbagliare e rendersene conto sia prima dell’invio sia successivamente.

Vediamo come correggere fattura elettronica, anche dopo averla inviata al Fisco, mediante il Sistema di Interscambio (SdI).

Correggere fattura elettronica non inviata

Potrebbe capitare di scoprire un errore nella fattura elettronica non ancora inviata al SdI. In questo caso, la fattura elettronica può essere tranquillamente modificata e successivamente inviata al SdI senza cambiare data e numero del documento.
Quali sono gli errori più comuni di compilazione della fattura elettronica?

1. Gli elementi descrittivi della fattura, come per esempio i dati del cliente, il numero di partita IVA, la data o il numero progressivo
2. l’importo della fattura
3. il calcolo dell’IVA
4. l’incongruenza tra aliquota IVA e imposta calcolata
5. la scontistica
6. la descrizione della fattura
7. l’IBAN
8. altre tipologie di errori

In tutti i suddetti casi, quando il documento ancora non è stato inviato al SdI, occorre semplicemente modificare la fattura, senza cambiare il numero e la data, procedendo poi con le consuete azioni di invio.

La situazione è più complicata quando la fattura elettronica è già stata trasmessa allo SdI.

Correggere fattura elettronica inviata al SdI

Quando invece l’errore è scoperto successivamente, l’unica soluzione per correggere la fattura elettronica è emettere una nota di credito elettronica. Una fattura elettronica inviata non è, infatti, modificabile.

Prima di analizzare la procedura da adottare, è bene ricordare che:

• una fattura elettronica inviata al SdI e non scartata si considera emessa e non è modificabile. Pertanto, in caso di errore, occorre emettere una nota di variazione elettronica (nota di credito o nota di addebito)
  
• una fattura “Non consegnata” è valida! In caso di mancata consegna (Codice Destinatario 0000000, non indicato oppure problemi di consegna telematica), la fattura è considerata sempre emessa seppur non consegnata al cliente. In tal caso il cliente dovrà scaricarla accedendo al proprio cassetto fiscale.

Per correggere la fattura elettronica occorre seguire la seguente procedura:

1. avvisare il cliente
2. emettere una nota di credito elettronica per storno fattura parziale o totale indicando nella causale la motivazione e l’eventuale errore commesso
3. in caso di nota di credito a storno totale, occorrerà riemettere la nuova fattura elettronica apportando le necessarie correzioni

E-fattura duplicata

Quando l’errore consiste nell’emissione di una fattura elettronica con un numero già esistente, il Sistema di Interscambio dovrebbe segnalarlo. Infatti, se i dati di una fattura (numeri identificativi, anno di emissione, numero di protocollo) sono uguali a quelle di una fattura elettronica inviata in precedenza, normalmente, il SdI scarta il documento. Ma se il documento venisse comunque accettato dal Sistema di Interscambio, si tratterebbe di una fattura duplicata da correggere con il procedimento già indicato. Quindi, emissione di una nota di credito elettronica a storno della fattura duplicata, con indicazione nella causale dell’errore per procedere allo storno ed emissione del nuovo documento con dati corretti.

Fattura elettronica scartata

Quando gli errori della fattura elettronica sono segnalati dal Sistema di Interscambio, il cliente riceve una notifica di scarto e, per non incorrere in sanzioni, deve provvedere alla correzione del documento entro 5 giorni.

Purtroppo però, la notifica di scarto non è sempre chiara e non contiene alcuna indicazione su come correggere il documento elettronico.

Di seguito, si riporta l’elenco degli errori più comuni contenuti nelle ricevute di scarto:

• Errore 00305 fattura elettronica “IdFiscaleIVA del Cessionario Committente non valido”. Trattasi dello scarto dovuto a una P.IVA o al codice fiscale del cliente errati
  
• Errore 00311 fattura elettronica “Codice Destinatario non valido”
  
• Errore 00400 fattura elettronica “Sulla riga di dettaglio con Aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura”. L’errore dipende da un’impostazione IVA errata. In tal caso è necessario verificare l’IVA presente in fattura e se sia correttamente collegata.
  
• Errori 00404 e 00409 fattura elettronica
  I 2 errori sono connessi rispettivamente a: “Fattura duplicata” e “Fattura duplicata nel lotto”. Si verificano quando si sta trasmettendo un documento elettronico con il numero di una fattura già inviata e accettata.

La casistica completa di notifiche di errori è disponibile sul sito fatturapa.gov al seguente link: https://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/b-3.htm

Fattura elettronica PA

Quando l’errore riguarda una fattura elettronica PA il discorso cambia. Infatti, anche quando tutti i controlli effettuati dallo SdI hanno esito positivo, resta la possibilità che lo scarto arrivi da parte dell’ufficio della Pubblica Amministrazione destinataria.
Nel caso di fattura elettronica errata, la PA può:

1. inviare una notifica di esito negativa. Il rifiuto viene direttamente dal SdI con una ricevuta di scarto contente il dettaglio dell’errore
   
2. rifiutare la fattura PA successivamente all’accettazione o alla decorrenza dei termini. L’Ufficio PA destinatario in un primo momento accetta la fattura, in maniera “implicita” (per decorrenza dei termini, ovvero trascorsi 15 giorni senza alcuna comunicazione di esito positivo o negativo), oppure in maniera “esplicita” (con notifica di esito positiva). Tuttavia, successivamente all’accettazione, potrebbe rendersi conto di un errore. In tal caso provvede a contattare direttamente il trasmittente (via pec, telefono o simili) per richiedere l’emissione di una nota di credito sempre in formato elettronico.

Vediamo come comportarsi nei due casi sopracitati.

Notifica di esito negativo

Nel caso in cui l’emittente di una fattura elettronica PA riceva una Notifica di esito negativo da parte dell’ufficio PA destinatario tramite SdI, dovrà procedere alla correzione dell’errore e al re-invio della fattura elettronica mantenendo lo stesso numero e la medesima data.

Fattura elettronica Pa rifiutata successivamente all’accettazione

Quando l’ufficio PA destinatario si rende conto di un errore nella fattura elettronica PA successivamente all’accettazione (implicita o esplicita), dovrà contattare direttamente il trasmittente (via pec, telefono o simili) con la richiesta di emissione di una nota di credito elettronica.

Quando si verifica il suddetto scenario, si consiglia di seguire la seguente procedura per risolvere rapidamente il problema:

1. emettere una nota di credito in formato elettronico per storno parziale o per annullare una fattura elettronica PA errata
2. riemettere la nuova fattura elettronica apportando le necessarie correzioni.

Quando NON emettere nota di credito

Attenzione però! Per alcuni errori non è necessario emettere una nota di credito per la correzione. Più precisamente, non occorre emettere la nota di credito quando l’errore riguarda:

• l’IBAN
  in fattura è stato indicato un iban errato o diverso da quello del conto sul quale si vuole ricevere il pagamento
• i campi “facoltativi” della FE
  quando l’errore riguarda questi campi (come per esempio il numero d’ordine o i dati della consegna)
  
• l’indirizzo Pec o codice destinatario errato
  la fattura, una volta ricevuta e accettata dal Sistema di Interscambio, è considerata emessa e valida. L’obbligo dell’emittente nel caso specifico è solo quello di avvertire il proprio cliente che la fattura è reperibile nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi.

In questi casi, è opportuno informare tempestivamente il cliente (mail, Pec, raccomandata) sull’errore commesso e conservare la documentazione inviata e ricevuta relativa alla fattura errata.

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